O estoquista tem um papel fundamental no sucesso do resultado operacional, econômico e financeiro do seu negócio de gastronomia seja ele uma pessoa específica para essa função ou alguém que acumule também outras tarefas dependendo do porte e características da empresa. Além disso, é importante ser alguém com facilidade para lidar com números, controles, uso de planilhas ou sistemas informatizados e que tenha muita disciplina e perfil para atividades de rotina. Isso muitas vezes exige investimento em treinamentos.
O papel do estoquista:
O estoquista, assim como o tesoureiro do banco, é o gestor do “cofre do restaurante” que é o estoque central. É no estoque central que está boa parte do capital de giro do restaurante e eu costumo comparar a importância dos estoquistas no negócio de gastronomia com a importância do tesoureiro em uma agência bancária. Assim como no banco o tesoureiro é quem tem a chave do cofre e controla os valores que entram, saem e que estão ali depositados o estoquista, no restaurante, tem a mesma função que é dar entrada e saída e proteger o dinheiro do restaurante em forma de produtos acabados, insumos e produtos transformados que serão utilizados na cozinha ou bar do restaurante.
O estoquista deve sempre municiar a cozinha dos itens necessários para a produção diária ou semanal assim como o tesoureiro disponibiliza dinheiro para os caixas dos bancos nas agências.
Sugestões de Compras: O saldo de dinheiro em caixa e capital de giro são ativos muito importantes e muitas vezes escassos nos negócios gastronômicos e por isso a realização de compras de forma assertiva e bem calculada com a ajuda dos dados e informações do estoquista são fundamentais.
Algumas atividades do estoquista:
- conferir os recebimentos e pesagens das compras;
- sugerir compras conforme pontos de reposição e estoque mínimo;
- abastecer a cozinha para o “Mise en Place”;
- contagem diária do bar;
- garantir a precisão do estoque;
- realizar inventários semanais diários ou mensais;
- realizar contagem por amostragem – Lei de Pareto;
- confrontar quantidades do físico x sistema;
- transportar diariamente informações do controle manual para planilhas de Excel ou sistema informatizado;
- dar entrada das quantidades de itens transformados nos controles;
- separar as quantidades de matérias primas do estoque central para a cozinha conforme fichas técnicas;
- conferir a validade dos itens em estoque e se estão armazenados nos locais corretos; e
- ajudar a gerenciar a Curva ABC de itens em estoque.
Obs.: Recomenda-se de forma geral que o estoquista não acumule a função de comprador exceto em situações especiais e conforme características específicas de cada negócio.
Analogia com um banco
Imagine a seguinte situação: você vai a uma agência bancária para sacar R$ 30.000,00 e não avisa com antecedência para que o tesoureiro reserve esse valor para que você o retire na boca do caixa. Certamente não conseguirá fazer o saque imediatamente. Da mesma forma que os funcionários dos caixas das agências recebem um valor diário específico para atendimento ao público de acordo com o histórico de atendimentos. Os caixas não recebem valores superiores ao necessário e quando imprescindível precisam requisitar novos valores ao tesoureiro. O mesmo raciocínio deve ser utilizado no seu restaurante porque se você não planeja essa retirada de dentro do estoque com antecedência e planejamento da produção você começa a ter vários problemas que podem impactar o CMV – Custo de Mercadorias Vendidas do seu negócio e diretamente o seu resultado.
Alguns problemas gerados pela falta de controle do estoque central:
- desperdícios;
- má gestão de produtos;
- consumo impróprio;
- compra erradas e falhas no ciclo de compras;
- sobras de produção; e
- perdas por validade vencida.
Tranque o seu estoque
É extremamente importante restringir o acesso ao estoque. Devemos relembrar que é nele que está grande parte do capital de giro do seu negócio e se você não organiza e não padroniza essa operação de controle de itens do estoque central a probabilidade de haver problemas é muito grande. Inclusive essa é uma das práticas do Método GASS de gestão para negócios gastronômicos.
É necessário que haja processos padronizados de acesso e movimentação dos itens em estoque e para isso deve ser restrito o acesso direto dos integrantes de outros setores como a cozinha ou bar a esse estoque central.
Quando você cria essas restrições você começa a gerenciar melhor as suas compras, a sua equipe de cozinha começa a trabalhar de forma mais assertiva porque ela precisa calcular corretamente, conforme as fichas técnicas, quanto que ela vai precisar nas produções diárias ou semanais de pratos ou itens transformados.
Quantidades além do necessário de itens na cozinha devem ser evitados. Assim como no caso do banco em que um saque de um valor maior do que o necessário fará com que você guarde esse dinheiro em espécie em casa sem necessidade, no caso do restaurante será potencializado o risco de desperdícios ou antecipação de compras gerando saídas de dinheiro do caixa.
É importante que você faça ajustes até chegar ao nível ideal de envio de itens do estoque para a cozinha ou bar. Isso ajuda também no controle do estoque mínimo e estoque de reposição. É um processo diário e constante. Isso traz diversos benefícios para a gestão do seu negócio e obviamente vai impactar positivamente o resultado financeiro, a lucratividade e disponibilidade de dinheiro no caixa, um dos grandes desafios de qualquer negócio gastronômico.
Desafio
Você tem uma pessoa exclusiva para controle do estoque central de seu restaurante?
Dificuldades para gerenciar o estoque central?
Você tranca o estoque de seu restaurante?
Deixe aqui os seus comentários ou dúvidas para podermos interagir e ajudar a melhorar a gestão do seu negócio.
A nossa missão é tornar o seu negócio mais ágil, competitivo e rentável.
Até o próximo conteúdo………..
Jayme F Filho – Consultor Empresarial e especialista Método GASS – Gastronomy Smart System.